教学文档管理是衡量教学管理水平和教学质量的重要标志之一，为加强教学文档工作，充分发挥教学文档在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学文档的质量和科学管理水平，逐步实现教学文档工作的标准化、规范化和现代化，更好地为体育学院的发展服务，根据《邵阳学院本科教学工作规范》和《邵阳学院教学管理办法》的要求，特制定本管理办法规定

一、基本原则

1、凡在教学管理和教学实践中直接形成的具有保存价值的文字、图表、电子文件数据和声像等不同载体材料均属教学文档。

2、教学文档是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是体育学院文档的主体、核心和重点。

3、教学文档由体育学院教务干事实行集中统一管理、提供利用，并对全院教学文档工作进行检查、监督和指导。任何个人和部门不得拒绝归档，更不得将其据为己有。凡属永久性、长期性保存的教学文档一律移交体育学院文档室保存，确保完整、系统、准确和安全，便于开发和利用。

4、教学文档是教学管理的重要组成部分，应纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任。并作为考核教学质量和管理水平的标准之一。做到“四同步”，即下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收文档材料同步。

5、各教学管理和教学业务部门应明确一名分管文档工作的负责人，负责统一收集、组织整理本部门、本系统的教学文件材料。

二、教学文档归档范围及要求

1、归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的不同载体的文件材料，主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、课堂教学与实践（实习、毕业论文等）、毕业生工作、教材、成绩（学习成绩、比赛成绩）等方面。

2、归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3、归档的教学文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

4、学生学习成绩各教学秘书以班为单位归纸质成绩总册一份（应使用激光打印，打印必须清晰）比赛成绩包括奖状复印件、成绩册和成绩册。

5、归档的教学文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，或激光打印，不得复打或用油墨印制与书写。

6、归档的教学文件材料应字迹清楚，图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

三、教学文档整理原则和方法

1、坚持由教学文件材料形成部门整理归档的原则，由教务秘书负责组织整理并移存体育学院档案室。

2、以“件”为单位整理，一份文件材料或一套密不可分的文件材料为一件

3、一套密不可分的文件材料为一件时，件内按正件在前附件在后，印件在前定稿在后，批复在前请示在后的要求排列。

4、按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的上角。

5在“件”的右上角加盖有单位名称、档号、件号的印章，按顺序填上件号，并填写件内目录及备考表。

6、根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行装盒。原则上相同内容的材料装一盒，同一内容的材料数量多时可分别装几盒，也可以根据文件材料的多少，对问题单一，文件较少者按不同内容装薄盒。

7、教学文档可按综合材料、专业设置、学科建设、招生、教学管理与教学实践等六个方面分别整理归档，装盒。

8、填写盒封面各栏目，标题要简短、准确。

四、教学文档归档验收及移交

1、教学综合管理文件于次年6月底前归档，其它各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）后，当年寒假前一次性归档。

2、教师应该按照体育学院要求按时上交的教学文件和其他文档

3、教师移交教学文档时填写移交目录一式两份，经文档馆清点无误后交接双方在移交目录上签字，各执一份存查。

4、如需借用必须到管理教学副院长批准由负责管理文档室的相关人员签字。