第一条 药学院团总支、学生会、自律监督委员会是在校党委领导下、校学工部和校团委指导下的学生群众组织，学生干部是学生中的先进分子和骨干，要热心为同学服务，关心他人，主动维护广大同学的利益，在各方面做青年学生的表率。

第二条 学生组织的宗旨是：一切以维护同学整体利益出发，发挥学校和同学之间的纽带和 桥梁作用，全心全意为同学们服务。

第三条 学生组织的任务是：

（一）遵循和贯彻党的教育方针，促进同学德、智、体、美全面发展，抓好爱国主义教育，团结、引导同学成为有中国特色社会主义建设事业的合格人才。

（二）发挥作为校党委和行政联系同学的桥梁和纽带作用。服务学校的建设和发展，服务同学的成长与成才。

（三）倡导和组织自我服务、自我管理、自我教育、自我约束，并结合大学生的心理、生理特点，开展内容健康充实、丰富多彩的文体活动、学术活动和社会实践活动，充实同学们的学习和生活。

（四）维护校纪校规，倡导良好的校风、学风，促进同学之间、同学与教职员工之间的团结，协助学校建设良好的教学秩序和学习生活环境。

（五）加强对外的联系和住处的交流与传播，密切与兄弟高校的关系，增进友谊。

 

第一章  例会制度

一、 会议形式

1、药学院团总支、学生会、自律监督委员会全体委员会议

2、药学院团总支、学生会、自律监督委员会常委会议

3、各部门工作例会

二、 会议要求

1、会议应以团结、务实、高效为原则。

2、办公室必须提前预定会议室，负责通知与会人员参加。

3、办公室及与会人员提前十五分钟到场，完成签到工作。

4、与会人员必须穿戴整齐。

5、会前主持人必须作好充分准备，拟好会议提纲，不得召开无准备的会议。

6、会上各出席人员都必须作好会议记录，以便了解整个会议的内容和要求。

7、会议过程中，各出席人员均须集中精神，认真参与，积极讨论。会后必须认真执行会议布置的各项决议和任务，切实履行工作职责。

8、会议纪律

a) 所有正式会议均由各组织办公室安排相应的会议记录员，各组织办公室将签到记录交由会议记录员，登记结果作为期末考核的资料。

b) 凡与会者有事不能出席，必须事先向所在部门部长或主席团说明请假原因，再将请假条交至各组织办公室，如确实事出突然，不能会前请假，会后必须向部门部长或主席团补假并当面说明原因，由会议记录员作好记录并交由各组织办公室备案。

c) 凡迟到或未能参加会议的人员会后必须主动向会议主持人了解会议内容并执行会议所布置与本人有关的决议和任务。

d) 有事无正当理由不到会者，视无故缺席，累计满两次者，将由办公室记录在案，并提出警告。满三次者，无论任何理由，则由办公室上报常委会，经审议视其自动退出。

e) 与会者迟到15分钟，视其无故缺席，但允许事后（在一天之内）向主要负责部门或负责人补假。

f) 无特殊情况，会议时间不得超过2小时。

  

 

第二章 请假制度 

 

 

 (一)请假者必须出具亲自书写并签名的请假条，其它请假方式均为无效（特殊情况除外）。

（二）请假条应由请假者本人递交主席团或部长。

（三）副主席必须向主席请假，主席必须向主席团请假。

（四）请假条由办公室存档保管。

（五）原则上每个学期请假不得超过三次，否则取消评优资格。

（六）所有请假条须用完整的邵阳学院信纸工整书写。

 

第三章  工作制度

(一)各部在学期初期第一次例会时，拟一份本学期总体工作计划交办公室。

(二)各部在学期末，拟一式两份本学期工作总结交办公室存档。

(三)各部组织活动前两周交工作计划，活动结束后两天之内交活动材料四件套（策划书，活动新闻稿，活动总结，活动照片）以压缩包的形式发送给负责本部门的主席团成员。

(四)各部门必须严格按照本制度制定的工作程序组织各项工作。

(五)各部门必须积极协助活动主负责部门开展活动，对主席团分配的工作必须认真负责的完成，不得拖延。

 

第四章 财务报销制度

学生组织财务管理由主席团总体负责，受全体学生主要干部（部长及以上）监督

（一）报销相关要求

         1.收据要求：各个部门凡是需要外出购买活动物资，都需在购买物品处开取销货单。

2.发票要求：购买物资如若金额数量大，需要开取国税发票。

（二）报销所需材料

   1.XX活动经费汇总表

   2.购买物资销货单

   3.购买物资开取国税发票（须有商业单位发票（收据）专用章），书写准确和经办人签名，注明日期。

（三）报销流程

各部门所用发票（收据），统一收齐后，算出总账，上交主席团，主席团审核无误后，交至老师报销。 

没有按流程办事部门或个人所购买的物品费用一律不予报销

 

第五章 活动组织开展制度

（一）原则上各个部门要开展的活动，应符合实际需要，有创意，可行性比较强，各部门开展的活动必须在上交给主席团的学期部门工作计划中提出，且得到批准。

（二）各部门要进行任何一项在全院范围内内，使用经费比较大的活动，在常委会议上通过后，部门负责人必须最迟在活动开展前3天向负责本部门的副主席提交该项活动的策划书和经费预算表各一份，得到批准后方可实施。

（三）活动在进行前期活动负责人联系新媒体中心主任做好宣传报道工作；活动实施过程中，活动组织机构人员要分工到位，责任到人，并且严格按照控制和协调好活动现场的相关工作；活动结束后要做好资料的保存，基本资料的上报和工作经验的总结。

（四）各部门在活动的策划上要多考虑对本院同学在综合能力提升的影响；在组织和开展活动过程之中，活动组织机构的人员要善于发现和培养人才，向学生组织推荐他们的特长和才能。同时为他们创造有利的机会，以便于让他们的能力得到充分的发挥。

（五）对于院领导所安排并下达团总支、学生会、自律监督委员会的活动由主席团根据活动的具体要求直接部署。

 

 

第六章  活动流程制度

 

1.由部门例会讨论活动的可行性，经决议通过，拟写详细计划书，并交至主席团等待审批。

2.主席团审核通过后，部门落实策划，计划实施，分工合作，互帮互助。 

3.如有需要场地，经费等，须写明在策划中，交至主席团审批。 

4.过程中主动与主席团汇报活动进程情况。并要有详细的人员分配表，活动进程表（前期，中期，后期） 

5.活动结束，整理小结，各种资料均留档，妥善交至办公室保存。 

6. 未经允许的活动出现不良影响与后果，将由擅自发动开展者负责与解释，主席团一概不予解释。

 

第七章 物品管理制度

学生会开展每次活动之后，办公室负责对活动所剩物品进行清点，并制作好“XX活动所剩物品清单”，作为材料放入活动总结材料。活动所剩物品放置院办。

第八章 档案管理制度

档案管理是维护我院学生工作真实面貌的一项重要工作，是学生工作的真实记录，是集体的财富。为了规范药学院学生组织档案管理工作，有效的传承、利用、保护药学院学生组织档案，挺高工作效率。结合药学院学生组织的实际，特制定本条例。

（一）活动档案               

大型活动 

1.活动前期：              2．活动中期：                       3．活动后期：

（1）活动策划书；           （1）过程记录（选择性）；                （1）活动的总结及不足的整理；

（2）经费预算表。           （2）相关人员分配及联系方式；             （2）图片、照片、视频资料等归档；

                     （3）一系列图表：（评分表、节目单等）。      （3）财务整理。

 

 

日常活动 

1．部长工作计划，工作小结；   

2.部员的工作小结；  

3．部门的工作条例； 

4．部门内部规范表格； 

5．部内会议记录。

（二）人事档案

  人事档案包括过去和现在的药学院学生干部成员的个人履历简介、年度工作鉴定表（即对成员每年工作的评定，同时作为评定药学院学生会内部个奖项的依据之一）等。人事档案是成员的基础档案。各部门成员的个人资料由自己如实填写后，交由办公室存档。

（三）财务档案

财务档案包括账目、现金收支表、各种有关的票据的统计和管理等。本条例所称档案管理，指档案收集、移交、保管、鉴定和利用等相关事宜。

 

第九章 资料规范上交制度

一、格式要求

（一）策划书         

标题： XXX策划书  （宋体加粗  三号字）         

内容：

（1）活动地点、时间             

（2）涉及参与者范围              

（3）工作人员          

（4）如需要其他部门给予配合，需明确写明所需合作部门及其工作内容              

（5）活动经费预算              

（6）活动具体内容及流程        

        

（二）总结            

标题： XXX总结                         （宋体加粗  三号字）                                              

内容：部门具体完成的工作、活动取得成绩、活动的不足和改进措施、 后期目标。            

落款：药学院学生会 XX部  XX年X月X日  （宋体       小四）                

（三）部门工作计划总结上交要求

格式要求

1.标题统一用黑体，二号字体，加粗    XX部门X月份工作计划/总结（月份为阿拉伯数字）

2.正文统一用仿宋-四号字体，若有活动附加照片。

3.行距为1.5

4.落款：药学院学生会XX部        

5.落款字体和字号与正文一致

二〇一六年X月X日

 

时间要求

1.部门学期工作计划于第3周周末前上交，电子版

2.部门学期工作总结于第17周周一上交，电子版

3.月份工作计划，总结（上月工作总结和本月工作计划）于每月2日前上交，电子版