各系（院）：
为及时有效地做好2016届毕业生档案转递工作，现将有关事宜通知如下：
一、毕业生档案归档材料的要求
（一）毕业生归档材料包括：高中毕业生材料、招生登记表、高等学校毕业生登记表、实习鉴定表、毕业生体格体检表、学生成绩档案表、学士学位审批表、报到证、党团材料、奖励材料、处分材料、教师资格证申报材料等。各系（院）整理毕业生档案材料时，请将内容按照：①报到证，②学生成绩档案表，③高等学校毕业生登记表 ④其他材料的顺序排序。
（二）归档材料的填写：
1.所有材料用钢笔或碳素水笔认真填写、字迹工整。用铅笔或圆珠笔书写的材料、复印、复写材料及证件（合格证、荣誉证等）不在归档范围；
2.高等学校毕业生登记表、学生成绩档案表等各表中的鉴定（如班组鉴定、班主任鉴定及学院意见等），应本着对学生负责的态度逐一认真填写，并加盖相应的系、院印章；
3.师范类已认定教师资格证的毕业生，将教师资格认定档案袋中的教师资格证认定申请表1份（另1份请系里保留存档，年底考核检查此材料）、教育实习鉴定表、思想品德鉴定表、体检表四份材料放入学籍档案中。
4.材料填写中，如遇没有内容填入到该项中，例如：没有奖励或处分、没有海外关系等情况，请填写“无”、或“否”；
5.档案袋封面的书写，首先要书写工整，封面整洁，避免乱写乱画；必须用钢笔或碳素水笔认真填写；在档案袋封面上的内容要填写完整；档案袋封面的材料目录请用钢笔或碳素水笔对应打“√”；右下角的“No”填写学生的完整学号。
二、毕业生档案转递与管理
（一）已考研或就业的毕业生
1.考研学生。凡考上研究生的毕业生档案，请各系（院）将调档函统一整理好，于6月20日前交至学生档案室，办理有关档案的转递手续，统一于7月初寄出。
2.已落实了就业单位并签订了就业协议书的毕业生，请各系（院）于6月25日前将档案整理好连同毕业生档案管理名册交至学生档案室，我处将其档案材料于7月中旬邮寄到就业报到证所指定的接收单位，私企单位按照用人单位的要求寄发，档案转递以就业通知书地址为准。
3.虽落实了就业单位，并签订了就业协议书、办理了报到证，但用人单位暂不接受其档案，档案一律寄往报到证所在单位，毕业生应及时去当地人事部门办理人事代理手续。
（二）未就业的毕业生（其档案转递由毕业生自主选择，可根据自身实际情况选择以下档案管理方式）
1.回生源所在地。已办理了回生源地自主择业报到证的，省内毕业生暂未落实就业单位的，其档案关系于7月中旬寄往报到证所在单位，毕业生应及时去当地人事部门办理人事代理手续。外省籍毕业生的档案，按就业报到证转寄。
2.省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心托管。湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心（简称：省就业中心）可代理档案、户口托管，毕业生需与省中心签订《人事档案、户籍托管合同书》，从2016年开始，托管到省就业中心的所有党员的党组织关系档案，需要与毕业生学籍档案分开单独整理，党组织关系介绍信、党组织关系托管告知书需要党员本人交到省就业指导中心。
3.人事代理。毕业生通过到各省（或市）人力资源与社会保障厅（或局）所属的人才服务中心办理人事代理协议，并办理好就业报到证的档案将转至相应的人才服务中心，以便毕业生转正、定级。
4.暂由学校保管。保管期限为两年，由毕业生本人提出申请，经所在系（院）同意，招生就业处审定后，方可代其保管。两年后，毕业生本人仍未调出档案的，学校依据国家相关就业政策，不再为其代管，学校将满两年的毕业生档案转至毕业生生源所在地（湖南生源转至毕业生所属市的市级教育局毕业生就业办公室，外省生源毕业生转至毕业生所属各省教育厅或省人事厅指定的毕业生就业工作服务部门）。
三、其他注意事项
1.学生档案通过邮政机要或邮政快递邮寄，一般情况3-8天左右到达所在地，学生一定要在一个月内到当地查询。
2.个人自带档案必须凭就业报到证、单位人事部门或就业管理部门的介绍信或调档函、学生本人的毕业证方可提取档案，单位委托人来我校提档必须出具介绍信和接收证明方可提档。
3.根据有关规定，毕业生档案材料在毕业生离校后尽快寄出。请各系(院)务必及时送交毕业生归档材料和档案转递信息到学生档案室，送交的材料必须由系（院）按专业、班级学号的先后排序。
4.请各系(院)务必将此文件精神以毕业班主题班会、电话、QQ微信群、短信等多种形式，确保传达到每一个毕业生，要求毕业生亲自签名确认档案转递地址，各系(院)严格把关，避免转递错误。
5.档案转递联系电话：0739--5430067。
邵阳学院学生工作处
2016年6月2日
