国际交流处、港澳台事务办、国际学院（合署）

团学组织日常管理制度

（2021年修订版）

办公室管理制度

为加强对国际学院学生会/团总支办公室的管理,维护正常的管理秩序,创造良好的工作环境,特制订本办公室管理制度。

一、办公室值班

1．按照办公室编排的值班表，各位办公室成员需按时值班，值班地点为国际交流处、港澳台事务办、国际学院（合署）学生办公室。若无法按时到场需提前向办公室说明情况。

2．值班人员在值班期间应礼貌待人，文明工作，不得在办公室内大声喧哗打闹，必须保持邵阳学院国际交流处、港澳台事务办、国际学院（合署）学生会/团总支的良好形象。

3．值班人员需填写“邵阳学院国际学院学生会/团总支值班签到表”，积极完成自己分内职责。

4．需要使用学生会/团总支物资的个人或部门需其填写“邵阳学院国际交流处、港澳台事务办、国际学院（合署）学生会/团总支物资借用登记表”，注意填写联系方式。

5．值班人员需爱护办公室用品（包括纸张，笔、横幅、海报、电脑、桌椅等），不得随意损坏、转借或私藏。

6．值班人员在离开办公室前，完成对办公室卫生的清扫。整理好办公室的文件、带走个人物品、倒掉垃圾、关闭电源等。

二、办公室场地使用

1．使用学生办公室需在“使用情况登记本”写明情况。

2．场地使用完之后要打扫办公室的卫生，方便后续使用。

3．节假日使用场地的个人或部门离开前将门上锁，以防物品丢失。

4．办公室仅作为学生会/团总支日常办公及举行会议，不得他用。

三、办公室文件管理制度

1．各部门成员有义务配合办公室的文件、资料收集以及档案整理工作。

2．办公室每月月末整理学生会/团总支档案资料，未经允许任何人不得随意翻阅或借用。

四、办公室钥匙管理制度

1．使用学生办公室之前需提前联系办公室成员取得钥匙，并及时归还。

2．使用学生办公室之后及时将钥匙放回原处。

3．钥匙不得随意外借或重配，钥匙遗失后需向办公室申请配置钥匙或更换门锁。

联络通知管理制度

为保证学生工作开展的及时性与时效性，特制定本通知制度，通知发送流程：

一、关于各部门相关开展的工作会议等的通知

由主席团成员本人编辑通知，上交至主席团，由学生会/团总支主席团进行审核确认，如有不当之处，主席团成员进行指导主席团成员修改完善直至审核通过。确认无误后，方可发通知给相关被通知方，并且主席团成员需将相关通知发至各系主席交流群告知相关情况。由相应部门记录相关情况。

二、关于国际交流处、港澳台事务办、国际学院（合署）学生会/团总支内部事宜的通知

主席团或各部门有事需在学生会/团总支内部发布通知，须将通知交由办公室进行审核确认，如有不当之处，办公室成员进行指导主席团成员修改完善直至审核通过。确认无误后，方可发送通知。由办公室记录相关情况。

通知发送2小时后，由专员统计通知反馈情况，对未回复者进行电话通知，通话时需注意使用礼貌用语确认对方已收到通知，于通知结束后，专员对回复速度进行统计汇总，共分为快（通知发送后30分钟内回复）、中（30分—60分钟）、慢（60分—120分钟）、未回复（120分钟内为回复）四个等级，每月由专员对本月的短信回复速率情况进行汇总整合，汇总结束后于月初上交至办公室进行归档

一旦通知内容出现差错或有不当之处，须立即对相关内容进行更正，并按上述流程重新发送通知。

工作例会制度

部门工作例会每月一次，主席团例会每周一次，干部工作例会每两周一次，干部干事全体会议每月一次。上述会议若无具体工作可暂停一次，每次会议须做好相应的会议记录并交会议记录电子版于办公室备份登记（大型会议记录由办公室记录）。

材料收取制度

各部门应每月将本部门材料进行汇总打包，于每月28号晚上8点钟前发至办公室邮箱951594123@qq.com，由办公室进行登记汇总，审核后于次月第二天进行通报与公示。

会议考勤制度

凡收到学生会/团总支会议活动通知，必须准时出席。凡学生会/团总支组织的活动，无特殊原因而缺席者，作无故缺席处理。

开会者迟到15分钟，视其无故缺席。

学生会/团总支成员无故缺席一次者提出口头警告；迟到累计五次或无故缺席三次以上者实行强制性退会处理。

请假超过一学期所召开会议和所组织活动总数三分之一者，开除学生会/团总支并记入档案。凡请假者，必须在活动或会议前将请假条交到本部部长，如确实事出突然，未能于会前请假，会后必须向本部部长补假，并说明原因，由本部部长作好记录并存档。

部长（包括副部长）须向主席团请假，办公室做记录，干事须向本部部长请假。本部部长不在，由本部副部长代替。

                    国际交流处、港澳台事务办、国际学院（合署）

2021年10月