国际交流处、港澳台事务办、国际学院(合署)
学生资助档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为加强学生资助档案管理,根据我院学生资助工作实际,制定本制度。
第二条 本制度所指的学生资助档案是指在我院学生资助工作中形成的具有查考和保存价值的文字信息(含文字、图表等)、证明材料、声像、电子资料、原始数据等历史记录。
第三条 学生资助档案管理遵循统一领导、分级负责的原则,确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第四条 学生资助档案工作是学生资助工作的重要组成部分,学院应加强对本院学生资助档案工作的领导,将学生资助档案管理工作纳入工作计划,与学院其他工作同步布置、检查、验收,确保学生资助档案的全面建立和完善管理。
第二章 学生资助档案的构成与归档
第五条 学生资助档案原则上分为文件类、上报审批信息类和原始证明材料类。
(一)文件类:各级资助文件,重要资助会议、会谈记录,来信来访及调查记录,核查通知及回复,其他有保存价值的材料。
(二)上报审批信息类:贫困生认定表、资助审批表、各类资助统计报表、资助资金发放领取名册及资助信息系统所形成的电子数据。
(三)原始证明材料类:学院学生的各类贫困、低保、申请等原始证明材料。
第六条 归档的资助档案材料应做到规格规范、字迹工整、齐全完整,真实反映情况。书写材料应符合耐久性要求。
第七条 对应归档的文件(包括电子信息等)要及时归档整理完毕并立卷装盒。
第三章 学生资助档案的管理
第八条 资助文件类、上报审批类学生资助档案管理服从学校统一规定;学生原始证明材料类档案保存期限执行上级资助管理部门要求。
第九条 学生资助档案要指定专人负责。管理人员要定期对档案保存情况进行检查,人员调动或离开学生资助岗位时必须办理学生资助档案移交手续。
第四章 学生资助档案的利用
第十条 学生资助档案的提供和利用,必须严格遵守保密制度。学生资助档案不对外开放。上级相关部门根据需要可以查阅学生资助档案。查阅者不得丢失、损毁、涂改学生资助档案。
第十一条 受助学生要求查阅本人档案的,须经学院学生资助专干(老师)同意。
第十二条 外单位查阅我院学生资助档案,须经学院学生资助工作领导小组批准,并办理登记手续。
第五章 学生资助档案的鉴定与销毁
第十三条 班主任负责本班学生资助档案的初始鉴定工作, 资助专干 (老师) 负责全院资助学生档案的鉴定工作。
第十四条 不得擅自销毁学生资助档案。学生资助档案按上级相关文件规定保管, 原则上应该保留致学生毕业离校一年后, 方可按规定程序做相应处理。对保管期满的学生资助档案,资助专干(负责老师)应及时向学院学生资助工作领导小组提交申请,获批后方可作相应处理。
2021年9月
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