理学院

邵阳学院档案归档范围和保管期限暂行规定

(邵院政字[2013]63号)

第一条为正确界定我校文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映学校主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据教育部2008年颁发的《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）及1993年颁布的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》和国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合我校的实际情况，特制订本规定。

第二条本规定中的档案是指我校在教学、科研、管理及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。

第三条我校文件材料归档范围是：

（一）党群类（DQ）：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。具体范围详见《邵阳学院党群类档案归档范围和保管期限》（附件一）。

（二）行政类（XZ）：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。具体范围详见《邵阳学院行政类档案归档范围和保管期限》（附件二）。

（三）教学类（JX）：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。具体范围详见《邵阳学院教学类档案归档范围和保管期限》（附件三）。

（四）科学研究类（KY）：主要包括反映在科学研究管理和科研项目（课题）活动的文件材料。具体范围详见《邵阳学院科学研究类档案归档范围和保管期限》（附件四）。

（五）基本建设类（JJ）：主要包括反映在基本建设管理和基建工程项目活动的文件材料（图纸）及学校房屋、地产的重要文件资料。具体范围详见《邵阳学院基本建设类档案归档范围和保管期限》（附件五）。

（六）仪器设备类（SB）：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。具体范围详见《邵阳学院仪器设备类档案归档范围和保管期限》（附件六）。

（七）产品生产与科技开发类（CP）：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。具体范围详见《邵阳学院产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限》（附件七）。

（八）出版物类（CB）：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行等。具体范围详见《邵阳学院出版物类档案归档范围和保管期限》（附件八）。

（九）外事类（WS）：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。具体范围详见《邵阳学院外事类档案归档范围和保管期限》（附件九）。

（十）财会类（CK）：主要包括在财务管理和会计活动中形成的文件材料、凭证、帐簿、报表、工资清册等。具体范围详见《邵阳学院财会类档案归档范围和保管期限》（附件十）。

以上各门类归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、磁盘、光盘等各种载体形式的材料。

第四条我校文件材料不归档范围是：

（一）上级下发的文件材料中，普发性不需本校办理的文件材料，任免、奖惩非本校师生员工的文件材料，供工作参考的抄件等。

（二）上级部门征求意见未定稿的文件。

（三）学校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，学校内部互相抄送的文件材料，本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。

（四）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。

（五）下级部门（单位）的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（六）未生效的合同、协议书、单据，施工前的草图，未定型图纸，重份文件，重份图纸，不退、不用的稿件、非定稿的稿件。

（七）未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目。

（八）仪器设备广告、宣传材料、定货会、展览会宣传品。

（九）与校外单位交换来的材料。

（十）其他经鉴定无保存价值的材料。

第五条学校对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相

应归档。

第六条学校各部门（单位）在工作活动中形成的不同载体的材料实行档案材料形成单位、课题组立卷、档案馆集中统一保管、利用的归档制度。

第七条学校各部门（单位）负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷或按件装盒，编制页号，编制件号（以件为保管单位的归档文件），打印卷内文件目录或归档文件目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后方可向档案馆移交。

第八条关于特殊载体档案说明

（一）关于声像载体档案。声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为高等学校档案的组成部分。从当前高校声像载体档案的内容看，基本不超出以上十个一级类目的范围，故暂不将它与十个一级类目并列。但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，拟作特殊处理，按载体类型分别单独编号排架。它由声像档案形成部门负责本部门声像档案（包括配套的文稿、说明等）的收集、整理，按规定向档案馆移交。

（二）关于实物载体档案。实物载体档案是指学校、部门或个人在从事教学、科研、管理活动中形成的具有重要保存价值的纪念品（物）、

礼品、光荣册、奖杯、奖牌、匾、证书、锦旗、校徽、题词、报废图章等实物（原件）材料。它由实物形成部门负责本部门实物档案的收集、整理，按规定向档案馆移交。

第九条 本暂行规定自发布之日起执行，学校以前印发的相关规定与本暂行规定不相符的以本暂行规定为准。

附件：1、《邵阳学院党群类档案归档范围和保管期限》

2、《邵阳学院行政类档案归档范围和保管期限》

3、《邵阳学院教学类档案归档范围和保管期限》

4、《邵阳学院科学研究类档案归档范围和保管期限》

5、《邵阳学院基本建设类档案归档范围和保管期限》

6、《邵阳学院仪器设备类档案归档范围和保管期限》

7、《邵阳学院产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限》

8、《邵阳学院出版物类档案归档范围和保管期限》

9、《邵阳学院外事类档案归档范围和保管期限》

10、《邵阳学院财会类档案归档范围和保管期限》

附件1：

邵阳学院党群类档案归档范围和保管期限

（类目代号：DQ）

DQ11 党务综合

立卷部门：党委办公室、各党总支、直属党支部

序号	类目名称	保管期限
1	学校党组织有关党的建设工作获上级党委机关表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级党组织有关党的建设的文件材料
	A、需要贯彻执行的方针政策、意见、办法、条例、决定等重要文件材料：省级以上的政策性很强的、或针对性的、或本校人员兼任地方党、政、工、团、民主党派、人大代表、政协等主要职务的	永久
	B、其他的、或本校人员兼任社会（如学会、协会等）一般职务的	30年
	C、针对本校的一般性的文件材料	10年
3	本校党代会文件材料
	A、大会计划、通知、签到册、工作报告、议程、决议、总结、记录、领导讲话稿、照片、录音，大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等	永久
	B、大会提案及办理情况：会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、典型会议交流材料或经验介绍材料等	30年
	C、参考文件：工作人员名单：工作证、代表证、列席证及选票式样	10年
4	党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、党政联席会、总支书记会的会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件	永久
5	校党委上报上级党委的报告、请示及批示、批复
	A、有批示、批复、或明确答复并实施了的请示或报告	永久
	B、没有批示、批复、或没有明确答复的请示或报告	10年
6	党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）	永久
7	以党委名义发布的文件（交叉问题分类立卷）	永久
8	省管干部的任免文件	永久
9	以党委名义召开的工作会议材料	永久
10	校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的重要文件材料	永久
10	校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的一般性的文件材料	30年
11	党委负责人在校内的讲话稿及参加上级召开的会议重要的发言稿	永久
11	党委负责人在校内的讲话稿及参加上级召开的会议一般的发言稿	30年
12	党群系统启用印章的文件和印模	永久
13	党群系统重要统计材料	永久
14	以党委办名义下发的综合性的或重要的文件材料	永久
14	以党委办名义下发的一般性的文件材料	30年
15	党委保密、秘书工作的有关文件	30年
16	党总支、直属支部报党委的年度工作计划、总结	永久
17	重要的群众来信来访及处理材料
	A、有领导重要批示和处理结果的	永久
	B、一般有处理结果的	30年
18	党总支报校党委的重要的报告、请示及党委的批复	永久
18	党总支报校党委的一般的报告、请示及党委的批复	30年
19	党员奖励及有关材料
	A、重要的	永久
	B、一般的	30年
20	党委与有关机关联系、协商工作重要的来往文件	永久
21	党委与有关机关联系、协商工作一般性的来往文件	30年
22	学校有关党务工作的重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

DQ12 纪检（监察）

立卷部门：纪委、监察室

序号	类目名称	保管期限
1	学校纪委、监察工作获上级表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌匾等	永久
2	上级有关纪委、监察工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关纪委、监察工作针对本校的一般文件	10年
4	纪检、监察工作规章制度、管理办法、岗位职责	30年
5	纪检、监察工作计划、总结、决定、报告、综合调查材料及各种统计报表	永久
6	以纪委或监察处名义上报、下发的文件（含请示、批复）	永久
7	学校发生的重大问题的处理文件材料	永久
8	校纪委会议记录、纪要	永久
9	校纪委办公室的会议记录	30年
10	处级以上干部廉政建设民主生活会记录	永久
11	校纪检委员会及总支纪检委员会名单	永久
12	教职员工违纪处分决定、调查结论、旁证、本人交待材料等（个人案卷）
	A、党级行政处分以上的（不含）	永久
	B、党级行政处分以下的	30年
13	重要的群众来信来访及处理材料
	A、有领导重要批示和有处理结果的	永久
	B、其他有处理结果的	30年
14	处级以上干部廉政档案（办结后移交归档）	30年
15	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

DQ13 组织

立卷部门：党委组织部、党校

序号	类目名称	保管期限
1	学校党委组织工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关组织工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关组织工作针对本校的一般文件	10年
4	组织部、党校工作计划、总结、决定、报告、调查材料、各种统计报表	永久
5	组织开展党员干部教育活动综合性的、重要的文件材料	永久
5	组织开展党员干部教育活动一般性的文件材料	30年
6	科级以上干部的任免通知和有关文件材料	永久
7	副处级以上干部名册	永久
8	党校举办各种培训班的计划、名单及其他材料	永久
9	党委、党总支、直属党支部的改选、增补报告及批复	永久
10	吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的决议、决定	永久
11	组织部、党校规章制度、管理办法、岗位职责	30年
12	党员异动（转入、转出）名册、组织关系、介绍信及存根	永久
13	党员名册；各党总支、直属党支部委员会名册；党员年报	永久
14	落实政策的有关文件材料
	A、重要的	永久
	B、一般的	30年
15	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

DQ14 宣传教育

立卷部门：宣传部

序号	类目名称	保管期限
1	学校党委宣传工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关宣传工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关宣传工作针对本校的一般文件	10年
4	本校宣传工作计划、重要会议记录、总结、报告及批复、综合汇报材料、统计报表	永久
5	校报（装订本）	永久
6	校党委中心学习组的会议记录、纪要	永久
7	理论学习的决定、计划、总结、通知及组织开展各种宣传教育活动的文件材料
	A、重要性的	30年
	B、一般性的	10年
8	教职工法制教育的文件材料	30年
9	教职工思想动态及调查材料	30年
10	本部门的规章制度、管理办法、岗位职责	30年
11	反映本校重大活动、重大事件、重要人物的新闻报道、通讯等文字材料和声像档案材料	永久

DQ15 统战

立卷部门：统战部

序号	类目名称	保管期限
1	学校统战工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关统战工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关统战工作针对本校的一般文件	10年
4	本校统战工作计划、重要会议记录、总结、报告及批复、综合汇报材料	永久
5	统战工作情况调查、典型材料、统计报表	永久
6	本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料	永久
7	各民主党派成员和负责人名册及有关材料	30年
8	侨务对象、台胞、台属名册	永久
9	本部门的规章制度、管理办法、岗位职责	30年
10	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

DQ16 工会

立卷部门：工会

序号	类目名称	保管期限
1	学校工会工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关工会工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关工会工作针对本校的一般文件	10年
4	以工会名义上报、下发的文件（含请示、批复）	永久
5	校工会工作计划、总结、决定、各种统计报表	永久
6	校工会委员会会议记录、纪要	10年
7	基层工会干部名册	永久
8	工会会员名册	永久
9	工会组织大型文体活动的文件材料（含教工运动会材料及竞赛记录、结果等）	30年
10	困难补助办法、规定；福利工作材料、财务报表	30年
11	反映女工工作、家属工作的文件材料	30年
12	处分会员的有关材料	30年
13	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

DQ17 团委

立卷部门：团委

序号	类目名称	保管期限
1	学校共青团工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关共青团工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关共青团工作针对本校的一般文件	10年
4	以团委名义上报、下发的文件	永久
5	本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿和大会通过的文件）	永久
6	本校学代会文件材料（同上）	永久
7	校团委工作计划、总结、报告、请示及批复、章程及统计报表	永久
8	校团委规章制度	30年
9	团干部名单、团员名册	永久
10	团委会记录、纪要	30年
11	团委工作典型调查材料	30年
12	处分团员的材料及复查材料	30年
13	批准入团、离团的材料及名单	30年
14	学生会的文件材料
	A、干部名单、工作计划、总结、报告、请示及批复、章程及统计报表	永久
	B、学生会规章制度	30年
	C、一般性的	10年
15	本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料	30年
16	团委牵头进行的重大活动的有关材料（含组织的大型文体活动）	30年
17	社会实践、社团活动有关材料	30年
18	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

DQ18 学生工作

立卷部门：学生工作部（处）

序号	类目名称	保管期限
1	学校学生工作部（处）工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关学生工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关学生工作针对本校的一般文件	10年
4	学生工作处（部）工作计划、总结、报告、请示与批复、统计报表（含本科生考硕统计、就业情况统计等）	永久
5	本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例	永久
6	全校学生工作会议文件材料及组织开展各种全校性学生活动的文件材料
	A、综合性的、重要的	永久
	B、一般性的	30年
7	学生管理的重要规章制度、管理办法	30年
7	学生管理的一般规章制度、管理办法、	3 0年
8	学生思想政治工作综合性的典型调查材料、信息和统计	永久
8	学生思想政治工作一般性的典型调查材料、信息和统计	30年
9	学生政治工作队伍综合性的重要的选拔、管理文件	永久
9	学生政治工作队伍一般性的选拔、管理文件	10年
10	各院系学生工作干部（含副书记、团委干部、辅导员）名单	永久
11	勤工俭学有关材料	30年
12	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

立卷部门：各系党总支、直属支部（自存）

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关党建工作文件
	A、针对性的或重要法规	永久
	B、一般性的	10年
2	工作计划、总结、会议记录	永久
3	重要报告、经验介绍、调查材料和统计表	30年
4	党建工作及有关材料	30年
5	改选各党总支、直属支部、支部的报告、决议、选举结果和党委批复	永久
6	发展党员的文件材料	永久
7	党员表彰、奖励的有关材料	30年
8	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

附件2：

邵阳学院行政类档案归档范围和保管期限

（类目代号：XZ）

XZ11 行政综合

立卷部门：院行政办公室、校友联络处

序号	类目名称		保管期限
1	学校行政管理工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等		永久
2	上级有关高校行政管理的综合性文件材料
	A、针对本校的及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等		永久
	B、针对本校的通知、通报、决定等一般文件		10年
3	以学校名义发布的文件（交叉问题分类立卷）		永久
4	科级以上行政干部任免的文件（归入DQ类）		永久
5	校领导在学校大会上的重要的讲话稿和参加校外会议的发言稿		永久
	校领导在学校大会上的一般的讲话稿和参加校外会议的发言稿		30年
6	全校性的规章制度、管理办法		永久
7	学校年度、学期工作计划、报告、总结		永久
8	学校年报及综合统计		永久
9	学校发展与建设总体规划、机构沿革材料		永久
10	学校发展与建设分项规划、计划及上级批复		30年
11	学校综合评估材料		永久
12	校教代会、工代会文件材料
	A、教代会、工代会通知、报告，议程、决议、领导讲话、大会发言稿及有关声像材料；大会主席团成员、代表名单；候选人登记表和情况介绍；选举办法、选举结果和上级批复		永久
	B、大会提案及办理情况		30年
13	学校向上级的请示与批复
	A、有批示、批复、或明确答复并实施了的请示或报告		永久
	B、没有批示、批复、或没有明确答复的请示或报告	重要的	30年
		一般的	10年
14	同级、下级单位的来函、请示、报告及学校的复函、批示、批复（分类立卷）
	A、重要业务问题的		永久
	B、一般的		30年
15	有关全校性工作的调查材料和经验总结		永久
16	全校性工作会议、表彰会、座谈会文件
	A、请示、批复、通知、名单、日程、讲话、总结、决议、决定、纪要、报道		永久
	B、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报		30年
17	以本校为主联合召开的会议文件材料
	A、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、报道		永久
	B、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报		30年
18	本校协办联合召开的会议文件材料
	A、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件及副本		30年
	B、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本		10年
19	院长办公会、院长书记碰头会等会议记录、纪要		永久
20	参加全国、全省性会议的重要典型发言、经验介绍		永久
	参加全国、全省性会议的一般典型发言、经验介绍、		30年
21	省级以上领导及市政府主要领导视察本校的讲话、报告、题词、签字等文字及声像材料
	A、重要的		永久
	B、一般的		30年
22	本校大事记、历史沿革、情况介绍、年鉴		永久
23	校友名册、校友通讯录及出版物		永久
24	各地校友会成立、建设、分支机构负责人名录及重要活动材料		30年
25	各地校友中省、直辖市及以上人大代表、政协委员名录、照片等		永久
26	校庆活动的重要材料		永久
27	校庆活动的一般材料		30年
28	校友捐赠有关材料		永久
29	本校教育事业规划、计划及上级批复		永久
30	学校启用印章的文件及印模、作废公章		永久
31	本校与其他高校合作办学的合同、协议、会议材料等文件材料（归于JX类）
	A、重要的		永久
	B、一般的		30年
32	校史工作材料		永久
33	院党政办的工作计划、总结及岗位职责		30年
34	院党政办公室名义发布的文件
	A、综合性的或重要的		永久
	B、一般的		30年或10年
35	学校与外单位的合同书、协议书、往来函件等文件材料
	A、重要的		永永
	B、一般的		30年
36	来信来访及处理材料
	A、有领导重要批示和处理结果的		永久
	B、一般处理结果的		30年
37	区人民代表大会选举工作及各种普查工作形成的文件材料		30年
38	系（院）、部、中心工作计划、报告、总结		30年
39	系（院）、部、中心开展各种学术活动的重要文件		30年
	系（院）、部、中心开展各种学术活动的一般文件		10年
40	系（院）、部、中心与国内单位协作的重要材料		30年
	系（院）、部、中心与国内单位协作的一般材料		10年
41	通讯管理的合同、协议、承包方案等重要文件材料		30年
	通讯管理的合同、协议、承包方案等一般文件材料		10年
42	小车车辆全套随车技术文件（图纸、说明书、含检证等）		30年
43	行车事故的调查及处理材料		30年
44	学校有关行政工作召开的重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料		永久

XZ12 人事

立卷部门：人事处

序号	类目名称	保管期限
1	学校人事工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级关于机构设置、职能配置和人员编制、劳资、师资等人事工作的文件材料
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、针对性及一般执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	10年
3	本校人事工作规章制度、管理办法、岗位职责	30年
4	人事处工作计划、总结、报告、处务会议题呈报单	永久
5	处分教职工（初级职称以下）的材料和复查、撤销处分的文件材料
	A、受到警告（不含）以上处分的	永久
	B、受到警告处分的	30年
6	教职工年度考核表（一式二份分别入干部人事档案和专业技术档案）、考核结果的统计表	永久
7	教职工的录用、招聘、调入、复员转业军人安置的转移行政关系介绍信、商调函等有关文件材料	永久
8	教职工调出的转移行政关系的介绍信、存根、离校手续单等有关文件材料	永久
9	关于机构、编制规划、计划等报告及上级的批复	永久
10	关于校内机构设置、变化的文件材料	永久
11	岗位设置相关材料	永久
12	教职工援外、支援边远地区材料	30年
13	教职工校内调动、转编材料	10年
14	教职工退职、离职和出国的有关材料	永久
15	各类合同、服务协议	永久
16	人事统计报表、劳动工资计划和劳资统计报表	永久
17	教职工名册	永久
18	教职工工资变动、起、停、扣发、补发的通知、名册等文件材料	永久
19	教职工转正定级的报告、批复、名单、审批表、总结等文件材料	永久
20	编外用工有关材料	30年
21	劳保补助办法、规定等有关材料	30年
22	教职工工伤、评残的文件材料	永久
23	职工养老保险的文件材料	永久
24	教职工停薪留职、离岗退养的合同、协议等文件材料	永久
25	教职工退休、离休、死亡、抚恤等文件材料	永久
26	师资培养、管理工作计划、规定、总结、通知、通报	永久
27	教职工评定、聘任专业技术职称文件材料
	A、专业技术职称批文（含审批表等）、名册	永久
	B、组织专业技术职称评委名册、评审程序等材料	10年
28	各类专家、省级青年骨干教师的有关材料	永久
29	教职工在职攻读硕士研究生、博士研究生和博士后以及以同等学力申请学位的报告、协议、审批表等	永久
30	教研室、研究室正副主任名册	30年
31	访问学者、教师进修计划、安排、总结、成绩登记册、毕业证、结业证登记册、协议等文件材料	永久
32	教师业务考核材料	30年
33	聘请跨校院士、特聘教授、兼职教授、名誉教授的协议、审批表	永久
34	高级专家延长退休年龄的审批表	30年
35	教职工获政府特殊津贴的文件及证书复印件	永久
36	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久
37	处级机关以上的、市政府的、校行政表彰的优秀教师、优秀教育工作者推荐材料及获得的奖牌、匾、证书及表彰决议等。	永久

XZ13 审计

立卷部门：审计处

序号	类目名称	保管期限
1	学校审计工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关审计工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关审计工作针对本校的一般文件	10年
4	审计处规章制度、管理办法、岗位职责	30年
5	审计处工作计划、总结、情况反映、综合汇报材料	永久
6	审计工作统计年报及重要报表	永久
7	重要的审计项目、情况、结论及请示、批复	永久
7	一般的审计项目、情况、结论及请示、批复	30年
8	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

XZ14 武装、保卫（维稳）

立卷部门：保卫处、武装部、维稳办

序号	类目名称	保管期限
1	学校武装、保卫、维稳工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关保卫、维稳工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关保卫、维稳工作针对本校的一般文件	10年
4	保卫处、维稳办工作计划、总结、调查材料、统计报表	永久
5	有关保卫、维稳、消防工作上报的报告、请示及批复
	A、重要的	永久
	B、一般的	30年
6	保卫处、维稳办规章制度、管理办法、职责范围	30年
7	本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书	永久
8	本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复	永久
9	学校要害、重点部位的安全、消防工作	30年
10	学校安全措施和隐患解决方案、应急预案	30年
11	保卫部门的安全检查、调查记录	10年
12	全校治安、保卫、消防安全负责人员名册	30年
13	上级有关武装、学生军训、人防工作针对本校的重要文件	永久
13	上级有关武装、学生军训、人防工作针对本校的一般文件	10年
14	武装部工作计划、总结、调查报告	永久
15	军训计划、总结、名册	永久
16	统计年报及重要报表	永久
17	武装部职责范围内的规章制度、管理办法、岗位职责	30年
18	有关征兵工作的文件材料	30年
19	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

XZ15 总务、后勤

立卷部门：总务处、后勤服务中心 、医院

序号	类目名称	保管期限
1	学校总务、后勤服务、医院管理工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关总务、后勤服务、医院管理工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关总务、后勤服务、医院管理工作针对本校的一般文件	10年
4	总务处、后勤服务中心、医院规章制度、管理办法	30年
5	总务处、后勤服务中心、医院工作计划、总结、调查材料、统计报表	永久
6	总务处、后勤服务中心、医院上报、下发的文件（含请示、批复）	30年
7	总务处与有关业务单位的重要往来函件	30年
7	总务处与有关业务单位的一般往来函件	10年
8	防震、防汛、三废治理工作的文件材料	30年
9	房产、土地所有权和使用权的文件材料	永久
10	与有关单位签订的合同、协议等文件材料
	A、重要的	永久
	B、一般的	30年
11	爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件	30年
12	计划生育委员会工作有关材料
	A、重要的	永久
	B、一般的	30年
13	职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续	永久
14	职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表及职工住房申请等文件材料	30年
15	煤、水、电供需情况统计表	30年
16	校园绿化工作的文件材料	30年
17	液化气供需情况统计表、供应协议书	30年
18	重要的经营承包合同、协议	30年
19	一般的经营承包合同、协议	10年
20	后勤服务与外单位的重要往来函件、合同、协议	30年
21	后勤服务与外单位的一般往来函件、合同、协议	10年
22	后勤服务中心经济效益统计年报	30年
23	所属后勤服务中心注册、申报、营业的审批材料	永久
24	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

XZ16 档案、图书

立卷部门：档案馆、图书馆

序号	类目名称	保管期限
1	学校档案、图书工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关档案、图书工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关档案、图书工作针对本校的一般文件	10年
4	档案馆、图书馆工作计划、报告、总结	永久
5	档案、图书工作规章制度、管理办法、岗位职责及综合汇报材料	30年
6	工作检查评比、获奖、表彰活动形成的文件材料	30年
7	图书馆开展各种学术活动的重要文件	30年
8	档案、图书概况、发展规划、藏品目录、编研材料、档案馆指南、全宗介绍、统计及统计年报	永久
9	图书馆设备、图书添置计划、批复	30年
10	与外单位的重要往来函件、合同协议
	A、重要的	30年
	B、一般的	10年
11	馆藏档案鉴定材料、档案销毁清册	永久
12	档案信息化和数字档案馆建设方案、报告及有关材料	30年
13	档案信息编研成果及有关材料	永久
14	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

XZ17 离退休

立卷部门：离退休工作处

序号	类目名称	保管期限
1	学校离退休及关心下一代工作委员会工作获上级关于授表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关离退休及关心下一代工作委员会工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关离退休及关心下一代工作委员会工作针对本校的一般文件	10年
4	老龄、老干工作、离退休办及关工委工作计划、报告、总结、请示、批复	永久
5	老龄、老干、离退休、关工委的规章制度、管理办法、岗位职责	30年
6	离、退休人员增减情况统计表	永久
7	离、退休教职工的花名册	永久
8	老龄、老干、离退休、关工委、协会组织开展的活动材料	10年
9	干部离休报告、待遇及更改工作时间的文件材料	永久
10	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

XZ18 规划

立卷部门：发展规划处

序号	类目名称	保管期限
1	学校发展规划工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关规划工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关规划工作针对本校的一般文件	10年
4	工作计划、总结、报告、工作大事记、简报	30年
5	本部门工作职责、岗位责任制	30年
6	本校高等教育调研报告、评估、政策研究等文件材料	永久
7	高校信息文件材料	10年
8	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

XZ19 网络信息

立卷部门：网络信息中心

序号	类目名称	保管期限
1	学校网络信息工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关网络信息工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关网络信息工作针对本校的一般文件	10年
4	网络信息工作计划、总结、统计报表及全校网络化建设规划	永久
5	网络工作规章制度、管理办法、岗位职责	30年
6	学校网页	永久
7	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

立卷部门：医院（自存）

序号	类目名称	保管期限
1	师生员工健康状况调查材料及统计表	永久
2	重大医疗事故的处理材料	永久
3	建立师生员工的病历档案（医院保存，定期接受学校档案部门的监督检查）	30年

立卷部门：各系、院、部（自存）

序号	类目名称	保管期限
1	本单位的工作计划、总结	永久
2	本单位会议记录、纪要、简报	永久
3	开展各种学术活动的文件材料	30年
4	与国内单位协作的重要文件材料、协议书	30年
4	与国内单位协作的一般文件材料、协议书	10年
5	统计年报及重要资料	永久
6	上级与本单位有关的文件
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	10年

附件3：

邵阳学院教学类档案归档范围和保管期限

（类目代号：JX）

立卷部门：教务处、招生就业处、学生工作处、教学质量监控处、研究生与学科建设处、成人教育学院、培训中心、各系、院、部

JX11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	学校教学工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关教学工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关教学工作针对本校的一般文件	长期
4	教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永久
5	各类教学规章制度、管理办法和条例；工作计划、总结、调研报告、简报	永久
6	专业和课程建设的相关文件材料	长期
7	非学历教育的培训班、进修班材料	长期
8	教学检查、评估有关材料	永久
9	获省部级以上教学成果奖的教改项目一般材料	长期
10	国家级、省部级教学改革项目申请、中期检查、结题等有关材料	永久
11	教学质量优秀奖评奖办法、结果与记录等有关材料	永久
12	学生参加全国性各类学习竞赛活动和文化素质教育的有关材料	长期
13	教学工作的各种统计报表	永久
14	学生运动会材料	长期
15	学校有关教学工作的各种重要会议和举办重大活动形成的主要文件和声像档案材料	永久

JX12 学籍管理（本专科、研究生）

序号	类目名称	保管期限
1	新生录取名册、当年在校学生人数统计表（文本、电子版同时归档）	永久
2	新生在校学生花名册、毕业学生成绩总册	永久
3	学生学籍变更材料(升级、降级、休学、复学、转学、退学)	永久
4	省级优秀毕业生、先进班集体评选材料	永久
5	三好学生及各类评优活动获奖人员名单	永久
6	学生表彰、奖励、获奖学金等文件材料	长期
7	学生处分材料	长期
8	国内外校际交流学生名单及有关材料	永久

JX13 成人教育

序号	类目名称	保管期限
1	新生录取名册	永久
2	当年在校学生人数统计表（文本、电子版同时归档）	永久
3	成人教育学生学籍册	永久
4	在校学生名册、学生成绩总册	永久
5	毕业生及结业生名册（电子注册号）	永久
6	学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)	永久
7	学生奖励材料	长期
8	学生处分材料	长期

JX14 学位

序号	类目名称	保管期限
1	学校学位工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关学位工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关学位工作针对本校的一般文件	长期
4	本校学位评定条例、办法及计划、总结	永久
5	校学位评定委员会重要会议记录	长期
6	学位委员会授予各层次（本专科、研究生、成人教育）学位清册（文本及电子版同时归档）及学位审批表	永久
7	研究生学位论文及评审材料	长期
8	校学位评定委员会换届人员名单	永久

JX15 课堂教学与教学实践

序号	类目名称	保管期限
1	各专业人才培养方案	永久
2	校历表、课程一览表、实验项目一览表	长期
3	教学实习、生产实习、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
	A、重要的	长期
	B、一般的	短期
4	获国家级、省部级精品课程或优秀课程、重点建设课程的有关材料	永久
5	获校级精品课程或优秀课程、重点建设课程的有关材料	永久

JX16 学科与实验室建设

序号	类目名称	保管期限
1	学校学科、专业设置及实验室建设工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关学科、专业设置及实验室建设工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关学科、专业设置及实验室建设工作针对本校的一般文件	长期
4	学科专业、实验室论证、评估、申报、审批材料	永久
5	学科专业、实验室建设规划、简报、总结材料	长期
6	硕士点评估，专业学位评估，实验室论证、评估、申报、审批材料	永久
7	重点学科、专业、实验室建设材料	永久
8	学科、专业、实验室建设统计报表	永久
9	国家级重大项目有关材料	永久

JX17 招生

序号	类目名称	保管期限
1	学校招生工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关招生工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关招生工作针对本校的一般文件	长期
4	招生计划、规定、生源计划、宣传、工作总结	长期
5	有关招生、毕业生分配等方面的政策、计划、指标、规定、办法等	永久
6	招生计划、招生简章、招生工作总结、请示、批复等	长期
7	招生统计报表及重要上报材料	永久
8	研究生入学试题及指导教师名册	长期

JX18 毕业生

序号	类目名称	保管期限
1	学校毕业生工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关毕业生工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关毕业生工作针对本校的一般文件	长期
4	毕业生工作计划、简报、总结、报告、请示、批复等	长期
5	毕业生供需统计、计划、合同	长期
6	毕业生就业方案、就业派遣名册、毕业生及结业生名册(电子注册号)、毕业证、《就业报到证》签发存根、毕业生集体照	永久
7	补办（改办）就业报到证的相关材料	长期
8	毕业生初次就业率、年终就业率核查数据、毕业生就业佐证材料	短期
9	就业基地建设合作协议等相关材料	长期
10	毕业生档案转递情况存根	永久
11	毕业生质量跟踪调查及信息反馈材料	长期
12	补办毕业证明书、学位证明书相关材料	永久

JX19 教材

序号	类目名称	保管期限
1	自编、主编教材的正本	永久
2	各专业使用教材目录	长期
3	评选优秀教材的有关材料及获奖名单	永久
4	教材建设、双语教学、重要多媒体课件制作有关材料	长期
5	自编（主编）教学指导书、实习指导书和习题集及其他有保存价值的自编参考资料	永久

立卷部门：各系、院、部（自存）

序号	类目名称	保管期限
1	课堂教学材料、课程进度表、各门课程教学大纲	短期
2	教师任课安排、教案、自编（主编）教学指导书、实习指导书和习题集及其他有保存价值的自编参考资料	长期
3	优秀实习报告	长期
4	本专业教学检查、调查材料及总结	长期
5	教研室的教学总结、教师教学经验总结	长期
6	教师工作量核算、登记材料	长期
7	毕业论文（包括文本和电子版）及评审意见（含答辩材料）	长期
8	本科生、研究生毕业论文一览表、优秀毕业论文集	长期
9	研究生个人培养方案、开题报告	长期
10	各院、系、部专业课程试题库	长期
11	典型教案、重要备课记录	长期
12	与本单位或个人签订的合同、协定、协议书等重要文件材料	长期
13	各类培训班（三个月以上）学员名册	短期
14	与本单位或个人签订的合同、协定、协议书等一般文件材料	短期
15	试卷、成绩单	短期

附件4：

邵阳学院科学研究类档案归档范围和保管期限

（类目代号：KY）

立卷部门：科技处、各院、系、部、各课题组

KY11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	学校科学研究工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关科学研究工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关科学研究工作针对本校的一般文件	长期
4	本校科学研究工作的重要决定、工作计划、总结	永久
5	调查报告及有关规章制度	长期
6	全校科学研究工作会议纪要、会议文件	长期
7	科学研究行政管理、计划管理、成果管理、经费管理等文件材料	长期
8	科学研究课题、项目经费的申报和批复材料	永久
9	科学研究工作各类统计报表	永久
10	科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收（评估）等文件材料	永久
11	科学研究成果汇编	永久
12	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和声像档案材料	永久

KY12-1 科研准备阶段

序号	类目名称	保管期限
1	开题报告与课题调研论证材料	长期
2	任务书、合同、协议书	永久
3	课题研究计划、设计	长期
4	计划执行情况、计划调整或撤消报告	短期
5	课题投资和预决算材料	短期

KY12-2 研究实验阶段

序号	类目名称	保管期限
1	实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）	永久
2	数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）	永久
3	设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）	永久
4	研究工作阶段小结、年度报告	长期
5	配套的照片、底片、录音带、幻灯片、影片拷贝等	永久
6	样品、样本等实物的目录	永久

KY12-3 总结鉴定阶段

序号	类目名称	保管期限
1	研究报告、研制报告	永久
2	论文专著	永久
2	工艺技术报告	永久
3	技术决窍报告	永久
5	专家评审意见	永久
6	鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）	长期
8	推广应用意见	长期
9	课题工作总结	长期

KY12-4 申报奖励阶段

序号	类目名称	保管期限
1	科研成果登记表	永久
2	科研成果报告表	永久
3	科研成果奖励申报与审批材料	永久
4	科研成果获奖材料包括奖状、奖章、证书等（集体获奖的交原件，个人获奖的交扫描件）	永久
5	各类专利申请书、专利证书（集体获奖的交原件，个人获奖的交扫描件）	永久

KY12-5 推广应用阶段

序号	类目名称	保管期限
1	转让合同、协议书	永久
2	生产定型鉴定材料	永久
3	成果被引用或投产后反馈意见	短期
4	推广应用方案及实施情况	长期
5	扩大试生产的设计文件、工艺文件	长期
6	成果宣传报导材料	短期
7	对外学术交流材料	长期

附件5：

邵阳学院基本建设类档案归档范围和保管期限

(类目代号：JJ)

立卷部门：基建处、施工单位、监理单位、勘察设计单位等

JJ11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	学校基本建设工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关基本建设工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关基本建设工作针对本校的一般文件	长期
4	基本建设工作规章制度、管理办法、工作计划、总结、简报	长期
5	基本建设工作统计报表	永久
6	全校性总体规划、基本建设工作总体规划、设计总平面图，全校土地范围红线图、地界图、规划许可证	永久
7	全校水、电、气管道分布图	永久
8	地质勘探、地形测量材料	永久
9	征用土地批准文件、房屋拆迁档案资料及补偿等凭证材料	永久
10	房屋产权、土地使用及变更的文字材料	永久
11	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和声像档案材料	永久

按单项工程项目设置

JJ12—1 可行性研究

序号	类目名称	保管期限
1	项目建议书及上级批复	永久
2	可行性研究报告	永久
3	项目评估	永久
4	环境预测、调查报告	永久
5	设计任务书及计划任务书	永久

JJ12—2 设计基础

序号	类目名称	保管期限
1	工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录化验报告、重要土、岩样及说明	永久
2	地形、地貌控制点建筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录	永久
3	水文、气象、地震等其它设计材料基础	永久

JJ12—3 设计文件

序号	类目名称	保管期限
1	初步设计	永久
2	技术设计	永久
3	施工图设计	短期
4	技术秘密材料、专利文件	永久
5	设计计算书	长期
6	关键技术实验	永久
7	总体规划设计	永久
8	设计评价、鉴定及审批	长期

JJ12—4 工程管理文件

序号	类目名称	保管期限
1	征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书	永久
2	承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件	永久
3	施工执照	永久
4	环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书	永久
5	产权证书	永久

JJ12—5 施工

序号	类目名称	保管期限
1	土地施工文件
(1)	开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要	长期
(2)	施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺	长期
(3)	原材料及构件出厂证明、质量鉴定	长期
(4)	建筑材料实验报告	长期
(5)	设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批	永久
(6)	土建施工定位测量地质勘察	永久
(7)	土岩试验报告、基础处理、基础工程施工图	永久
(8)	隐蔽工程验收记录	永久
(9)	工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告	永久
(10)	分项、分单位工程抽量检查、评定	长期
(11)	交工验收记录证明	长期
(12)	竣工报告、竣工验收报告	永久
2	设备及管线安装文件
(1)	开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要	长期
(2)	设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批	长期
(3)	焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录	长期
(4)	隐蔽工程检查验收记录	长期
(5)	强度、密闭性试验报告	长期
(6)	设备调试记录	长期
(7)	施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告	长期
(8)	系统调试、实验记录	长期
(9)	管线清洗、通水、消毒记录	长期
(10)	管线标高位置、坡度测量记录	长期
(11)	中间交工验收记录证明、工程质量评定	长期
(12)	竣工报告、竣工验收报告	永久
3	电气、仪表安装施工文件
(1)	开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审	长期
(2)	设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批	长期
(3)	调试、整定记录	长期
(4)	性能测试和校核	长期
(5)	施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告	长期
(6)	操作、联动试验	长期
(7)	电气装置交接记录	长期
(8)	中间交工验收记录、工程质量评定	长期
(9)	竣工报告、竣工验收报告	长期

JJ12—6 竣工验收

序号	类目名称	保管期限
1	项目竣工验收报告	永久
2	全部竣工图纸	永久
3	项目质量评审材料	永久
4	工程现场声像材料	永久
5	竣工验收会议材料	永久

JJ12—7 基建财务、器材管理

序号	归档内容	保管期限
1	财务计划、年度计划	永久
2	工程概算、预算、决算	永久
3	主要器材消耗、器材管理	长期
4	交付使用的固定资产	永久

JJ12—8 生产技术设备、试生产

序号	归档内容	保管期限
1	技术准备计划	长期
2	试生产管理、技术责任制	长期
3	试车方案、产品技术参数、性能图纸	长期
4	设备试车、验收、运转、维护记录	长期
5	安全操作规程、事故分析报告	长期
6	技术培训材料	长期
7	工业卫生、劳动保护材料	长期

JJ13 基建维修及其它工程

序号	类目名称	保管期限
1	小型基建维修材料及其他工程文件材料（如：道路建设、运动场、绿化等）	长期

附件6：

邵阳学院仪器设备类档案归档范围和保管期限

（类目代号：SB）

立卷部门:国有资产管理处、教务处

SB11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	学校仪器、设备管理工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作针对本校的一般文件	长期
4	本校仪器、设备管理相关的规章制度、工作计划、报告、总结、调查材料	长期
5	本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案	长期
6	本校仪器、设备移交清册及仪器设备报废、调拨报告和批复	长期
7	贵重仪器设备的处置、调拨、转让、报废等报告和批复	永久
8	本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料	永久
9	采购竞标会议材料及中标书、合同书	长期
10	国有资产购置工作形成的材料	长期
11	校内国有资产统计表	永久
12	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和声像档案材料	永久

SB12 仪器设备项目

序号	类目名称	保管期限
1	上级或主管领导批复和准购批示、申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)	长期
2	招标、采购管理的规章制度、管理办法	长期
3	贵重仪器设备招标文件（原件）及相关纪要、会谈记录等	长期
4	进口仪器设备的购置合同、验收报告书、商检证明等有关的技术商务文件	长期
5	单价人民币10万元以上（含10万元）的仪器设备填写的《邵阳学院大型精密贵重仪器设备安装验收报告》及有关立项论证材料、申购表、设备合同、技术服务协议等	长期
6	单价人民币10万元以下的仪器设备填写的安装验收报告书及有关立项论证材料、申购表、设备合同、技术服务协议等	短期
7	大型重要仪器设备开箱、安装、调试记录和双方签字移交文件	长期
8	索赔来往函件及结果文件	长期
9	大型重要仪器设备说明书及全套随机文件材料	与设备共存
10	大型重要仪器设备使用、检修、故障事故记录	与设备共存
11	大型重要仪器设备重大事故的调查分析及处理意见	与设备共存
12	大型重要仪器设备在技术改造和开发过程中形成的文件材料	与设备共存

附件7：

邵阳学院产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限

（类目代号：CP）

立卷部门：科技处、各院、系、部

CP11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	学校产品生产与科技开发管理获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关产品生产与科技开发管理针对本校的重要文件	永久
3	上级有关产品生产与科技开发管理针对本校的一般文件	长期
4	本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表	永久
5	产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示、年度工作计划、总结	长期
6	产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料	长期
7	产品生产与科技开发统计报表	永久
8	有关产品生产与科技开发的重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和声像档案材料	永久

以下按产品项目设置

CP12-1 销售管理

序号	类目名称	保管期限
1	产品用户清册、用户反馈的产品技术文件材料	长期
2	产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录	长期
3	产品用户交验协议、说明书、宣传品、广告样张	短期
4	生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划	长期
5	全套工艺定型图纸、技术条件说明书	永久
6	工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料	永久
7	产品成本核算的有关材料	长期
8	生产定型报告及批复	长期
9	重大质量事故分析，重要联席会议纪要	长期
10	各种更改单及技术通知单	长期
11	生产工作总结报告、技术工作总结报告	长期

CP12-2 产品计划准备阶段材料

序号	类目名称	保管期限
1	任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文	长期

CP12-3 产品生产设计（研制）阶段材料

序号	类目名称	保管期限
1	总体方案设计材料	长期
2	全套设计定型图纸	长期
3	技术设计说明、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告	长期
4	通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录	长期
5	阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复	长期
6	产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等	长期

CP12-4 产品生产试制与鉴定阶段材料

序号	类目名称	保管期限
1	试验大纲、试验记录及试验工作总结	长期
2	鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证	长期
3	试验规程和记录、样机底片、照片等	长期
4	获奖材料、专利材料	永久
5	有关产品的论文、专著	长期

CP12-5 产品生产阶段材料

序号	类目名称	保管期限
1	生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划	长期
2	全套工艺定型图纸、技术条件说明书	永久
3	工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料	永久
4	产品成本核算的有关材料（材料定额和代用单，工时定额）	长期
5	生产定型报告及批复	长期
6	重大质量事故分析，重要联席会议纪要	长期
7	各种更改单及技术通知单	长期
8	生产工作总结报告、技术工作总结报告	长期

附件8：

邵阳学院出版物类档案归档范围和保管期限

（类目代码：CB）

立卷部门：期刊社

CB11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	学校编辑出版工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关编辑出版工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关编辑出版工作针对本校的一般文件	长期
4	本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录	长期
5	本校编辑出版工作规章制度及管理形成的文件材料	长期
6	期刊、出版工作的各种有效合同、协议书、营业执照、统计报表	永久
7	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和声像档案材料	永久

CB12 出版物项目

序号	类目名称	保管期限
1	编辑出版合同、协议书	长期
2	出版请示和批复	长期
3	原稿（含照片、手迹原件）或复印件	长期
4	各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件	长期
5	封面设计图样	短期
6	出版书刊、音像出版物目录样品、出版通知单	永久
7	出版发行记录、发稿后的变动情况、稿酬、版税通知单	短期
8	获奖或受查处情况的文件材料	长期
9	本校教师编著并被我校使用的教材	长期
10	有参考价值的读者来信、重要评论	短期
11	再版修改意见	短期

附件9：

邵阳学院外事类档案归档范围和保管期限

（类目代号：WS）

立卷部门：国际交流处、魏源国际学院、党政办、教务处、人事处

WS11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	学校外事工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关外事工作针对本校的重要文件	永久
3	上级有关外事工作针对本校的一般文件	10年
4	学校外事工作规章制度、管理办法、年度计划、总结、报告、请示、批复书	永久
5	外事工作统计报表	永久
6	外事工作会议材料	30年
7	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和声像档案材料	永久

WS12 出国(境)

序号	类目名称	保管期限
1	上级对出国(境)人员的有关文件材料	30年
2	出国（境）考察、讲学、合作研究、学习进修、访问人员有关材料	30年
3	出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）	永久
4	以学校名义参加的国际性比赛、竞赛活动及校际交往的有关材料	30年

WS13 来校

序号	类目名称	保管期限
1	邀请、聘请外籍或港澳台人士的计划、批复	永久
2	邀请、聘请外籍或港澳台专家、学者、兼职教授的来往函件和管理文件	30年
3	外国政要官员、各界人士来校参观访问的文件材料、照片、视频材料	30年
4	外籍或港澳台教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料	永久
5	来校进修、短期培训研究的外籍或港澳台人士有关材料	30年
6	国际比赛、竞赛	30年

WS14 国际合作与会议

序号	类目名称	保管期限
1	中外（境外）合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录	永久
2	本校完成的国际合作项目、成果等材料	永久
3	本校承办的国际学术会议和出国参加国际学术会议的文件材料	30年
4	合作项目中国外单位完成项目、成果等材料	30年
5	学校授予外籍人士名誉职务、学位、称号的材料	永久
4	外方赠送的礼品、纪念品	永久
5	中外联合办学的相关材料	30年

WS15 外国留学生工作

序号	类目名称	保管期限
1	录取审批材料	永久
2	学籍登记表、学籍卡片	永久
3	教学计划、大纲、安排	30年
4	学习情况、成绩及评语	永久
5	学位论文及学位证书复印件	30年
6	学生名册	永久
7	学生去向及有关材料	30年
8	毕业合影及名册	永久

附件10：

邵阳学院财会类档案归档范围和保管期限

（类目代号：CK）

立卷部门：计财处

CK11 综合

序号	类目名称	保管期限
1	学校财会工作获上级部门表彰的文件、证书、光荣册、及奖杯、奖牌、匾等	永久
2	上级有关财务会计工作针对本校的重要文件材料	永久
3	上级有关财务会计工作针对本校的一般文件材料	10年
4	本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件	30年
5	会计移交清册	15年
6	财会档案移交保管清册	永久
7	财会档案销毁清册	永久
8	涉及未清理债权、债务以及产权变动的重要合同文件	永久
9	本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和声像档案材料	永久

CK12 会计报表

序号	类目名称	保管期限
1	决算报表(含基建综合决算)	永久
2	年度以上规划表、预算分配计划、测算表	15年
3	年度以上各种统计报表(含工资报表)	15年
4	季度以下各种计划、统计报表	5年
5	单位资金余额表、银行存款余额表	3年
6	预算会计报表	3年

CK13 会计帐簿

序号	类目名称	保管期限
1	总账、明细账	15年
2	日记帐（现金、银行存款日记账）	25年
3	预算内、外账簿（含明细表）	15年

CK14 会计凭证

序号	类目名称	保管期限
1	学校各种原始凭证、记账凭证	15年
2	银行存款余额调节表、银行对账单、银行对账单汇总审签表	15年
3	涉及债权、债务及未了事项的凭证，在到期会计凭证鉴定销毁前抽出单独立卷保管至事项完结为止	永久

CK15 工资清册

序号	类目名称	保管期限
1	工资发放名册	永久
2	工资转移、证明、通知存根	永久
3	各种奖金、奖学金、国家助学贷款、助学金名册等	15年

CK16 其他

序号	类目名称	保管期限
1	各种财务数据（账簿、报表、工资等）电子版	永久