(邵院政字[2013]63号)
第一条 为正确界定我校文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映学校主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据教育部2008年颁发的《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）及1993年颁布的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》和国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合我校的实际情况，特制订本规定。
第二条 本规定中的档案是指我校在教学、科研、管理及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。
第三条 我校文件材料归档范围是：
（一）党群类（DQ）：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。具体范围详见《邵阳学院党群类档案归档范围和保管期限》（附件一）。
（二）行政类（XZ）：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。具体范围详见《邵阳学院行政类档案归档范围和保管期限》（附件二）。
（三）教学类（JX）：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。具体范围详见《邵阳学院教学类档案归档范围和保管期限》（附件三）。
（四）科学研究类（KY）：主要包括反映在科学研究管理和科研项目（课题）活动的文件材料。具体范围详见《邵阳学院科学研究类档案归档范围和保管期限》（附件四）。
（五）基本建设类（JJ）：主要包括反映在基本建设管理和基建工程项目活动的文件材料（图纸）及学校房屋、地产的重要文件资料。具体范围详见《邵阳学院基本建设类档案归档范围和保管期限》（附件五）。
（六） 仪器设备类（SB）：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。具体范围详见《邵阳学院仪器设备类档案归档范围和保管期限》（附件六）。
（七）产品生产与科技开发类（CP）：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。具体范围详见《邵阳学院产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限》（附件七）。
（八）出版物类（CB）：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行等。具体范围详见《邵阳学院出版物类档案归档范围和保管期限》（附件八）。
（九）外事类（WS）：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。具体范围详见《邵阳学院外事类档案归档范围和保管期限》（附件九）。
（十）财会类（CK）：主要包括在财务管理和会计活动中形成的文件材料、凭证、帐簿、报表、工资清册等。具体范围详见《邵阳学院财会类档案归档范围和保管期限》（附件十）。
以上各门类归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、磁盘、光盘等各种载体形式的材料。
第四条 我校文件材料不归档范围是：
（一）上级下发的文件材料中，普发性不需本校办理的文件材料，任免、奖惩非本校师生员工的文件材料，供工作参考的抄件等。
（二）上级部门征求意见未定稿的文件。
（三）学校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，学校内部互相抄送的文件材料，本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
（四）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
（五）下级部门（单位）的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（六）未生效的合同、协议书、单据，施工前的草图，未定型图纸，重份文件，重份图纸，不退、不用的稿件、非定稿的稿件。
（七）未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目。
（八）仪器设备广告、宣传材料、定货会、展览会宣传品。
（九）与校外单位交换来的材料。
（十）其他经鉴定无保存价值的材料。
第五条 学校对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相
应归档。
第六条 学校各部门（单位）在工作活动中形成的不同载体的材料实行档案材料形成单位、课题组立卷、档案馆集中统一保管、利用的归档制度。
第七条 学校各部门（单位）负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷或按件装盒，编制页号，编制件号（以件为保管单位的归档文件），打印卷内文件目录或归档文件目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后方可向档案馆移交。
第八条 关于特殊载体档案说明
（一）关于声像载体档案。声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为高等学校档案的组成部分。从当前高校声像载体档案的内容看，基本不超出以上十个一级类目的范围，故暂不将它与十个一级类目并列。但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，拟作特殊处理，按载体类型分别单独编号排架。它由声像档案形成部门负责本部门声像档案（包括配套的文稿、说明等）的收集、整理，按规定向档案馆移交。
（二）关于实物载体档案。实物载体档案是指学校、部门或个人在从事教学、科研、管理活动中形成的具有重要保存价值的纪念品（物）、
礼品、光荣册、奖杯、奖牌、匾、证书、锦旗、校徽、题词、报废图章等实物（原件）材料。它由实物形成部门负责本部门实物档案的收集、整理，按规定向档案馆移交。
第九条 本暂行规定自发布之日起执行，学校以前印发的相关规定与本暂行规定不相符的以本暂行规定为准。
附件：1、《邵阳学院党群类档案归档范围和保管期限》
2、《邵阳学院行政类档案归档范围和保管期限》
3、《邵阳学院教学类档案归档范围和保管期限》
4、《邵阳学院科学研究类档案归档范围和保管期限》
5、《邵阳学院基本建设类档案归档范围和保管期限》
6、《邵阳学院仪器设备类档案归档范围和保管期限》
7、《邵阳学院产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限》
8、《邵阳学院出版物类档案归档范围和保管期限》
9、《邵阳学院外事类档案归档范围和保管期限》
10、《邵阳学院财会类档案归档范围和保管期限》
附件1：
邵阳学院党群类档案归档范围和保管期限
（类目代号：DQ）
DQ11 党务综合
立卷部门：党委办公室、各党总支 、直属党支部
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序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
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1 |
学校党组织有关党的建设工作获上级党委机关表彰的文件、证书、光荣 册、及奖杯、奖牌、匾等 |
永久 |
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2 |
上级党组织有关党的建设的文件材料 |
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A、需要贯彻执行的方针政策、意见、办法、条例、决定等重要文件材料：省级以上的政策性很强的、或针对性的、或本校人员兼任地方党、政、工、团、民主党派、人大代表、政协等主要职务的 |
永久 |
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B、其他的、或本校人员兼任社会（如学会、协会等）一般职务的 |
30年 |
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C、针对本校的一般性的文件材料 |
10年 |
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3 |
本校党代会文件材料 |
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A、大会计划、通知、签到册、工作报告、议程、决议、总结、记录、领导讲话稿、照片、录音，大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等 |
永久 |
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B、大会提案及办理情况：会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、典型会议交流材料或经验介绍材料等 |
30年 |
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C、参考文件：工作人员名单：工作证、代表证、列席证及选票式样 |
10年 |
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4 |
党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、党政联席会、总支书记会的会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件 |
永久 |
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5 |
校党委上报上级党委的报告、请示及批示、批复 |
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A、有批示、批复、或明确答复并实施了的请示或报告 |
永久 |
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B、没有批示、批复、或没有明确答复的请示或报告 |
10年 |
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6 |
党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） |
永久 |
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7 |
以党委名义发布的文件（交叉问题分e:16.0000pt;mso-font-kerning:1.0000pt;"> （参考文本） 本人自愿于2018年 月 日— 月 日在 参加邵阳学院2018年大学生志愿者暑期“三下乡”社会实践活动（以下简称“三下乡”活动），对本次活动的目的、性质、实践地的情况以及可能发生的风险有清楚的了解，详细阅读并全部理解《普通高等学校学生管理规定》《学生伤害事故处理办法》《邵阳学院学生安全教育管理规定》。现做出如下承诺： 1、在“三下乡”活动期间，自觉遵守国家法律法规和当地政府的相关规定，尊重当地的风俗习惯和乡土民情。 2、严格执行学校关于“三下乡”活动的有关管理规定，严格按照指导老师的统一安排开展活动，不单独行动。 3、在“三下乡”活动期间，注意交通安全，不乘坐不具备营运资质的车辆及其他交通工具。 4、在“三下乡”活动期间，注意饮食安全，不脱离团队单独就餐。 5、在“三下乡”活动期间，注意人身安全，不下河游泳，不到险要地带游玩；不在小煤矿（窑）及其它危险场所从事社会实践活动。 6、在“三下乡”活动期间，注意财物安全，妥善保管个人财物，本人财物遗失、被盗、毁坏等经济损失由本人承担。 7、本人保证本人身体和心理状况适合参加本次活动。 8、由于本人违反国家法律法规和其他相关管理规定、本人身心疾病以及不可抗因素导致的自身人身伤害，由本人承担责任，依据《学生伤害事故处理办法》第十二条、第十三条处理，不向学校主张权利。 本人已经详细阅读并认可本承诺书，对整体内容和各项规定均无异议。
本人签字： 家长签字： 学院签字： （盖章）
年 月 日 注：本承诺书一式三份，学生本人、学生家长、学院各存一份 附件7 邵阳学院2017年大学生暑期“三下乡”社会实践登记表 （个人分散实践）
注：此表同调查报告一并上交。 
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